Europadata Nät - Mailinglistor

Mailinglistor

Det finns ingen bra svensk översättning för Mailinglista så vi använder den engelska benämningen fortsättningsvis.

En mailinglista är en funktion i en e-postserver som möjliggör automatisk grupputsändning av e-postmeddelanden till listans medlemmar. En mailinglista är något helt annat än en enkel e-postmottagargrupp.

En mailinglista kan ta emot e-postmeddelanden och återutsända e-postmeddelandena till alla listans medlemmar. Mailinglistor används ofta på Internet för att dela på information angående ett visst ämne.

Att använda en mailinglista
Användare kan göra "Subscribe to" för att bli medlem eller göra "Unsubscribe from" för att upphöra vara medlem genom att skicka ett särskilt formulerat e-postmeddelande till listan.
En mailinglista kan "Modereras", det vill säga alla meddelanden till listan måste godkännas av en människa innan det sänds ut till listans medlemmar. Alternativet är att alla meddelanden till listan automatiskt vidare-sänds till alla listans medlemmar.

En mailinglista kan vara Öppen (Eng. "public") eller Sluten (Eng. "private"). En sluten mailinglista låter inte användare ansluta sig till listan. I detta fall måste medlemmarna anslutas av listans ägare.
Meddelanden till en mailinglista kan samlas ihop av servern för att postas senare som ett Sammandrag (Eng. "digest"). Ett sammandrag innehåller alltså en mängd meddelanden som postats till listan. Denna funk-tion är användbar om medlemmarna önskar ett stort meddelande vid en bestämd tidpunkt istället för en mängd mindre meddelanden vid upprepade tillfällen med korta intervaller.

En text till Ämnesfältet (Eng. Subject) för alla meddelanden eller sammandrag kan anges för så att mottagarna enkelt kan identifiera att meddelandet kommer från mailinglistan.
la meddelanden eller sammandrag som skickas från listan kan förses med en rubriktext och en sidfottext. Användbart exempelvis för att ge användare instruktioner om hur de gör subscribe för att bli medlem eller ge befintliga medlemmar instruktioner hur de gör unsubscribe för att upphöra vara medlem. Standard mailinglist-kommandon såsom Subscribe, Unsubscribe, Help och List supportas.

Varje e-postdomän har en server som kan hantera flera mailinglistor. Servern aktiveras då den mottar ett meddelande ställt till imailserv@domän.xxx.

Skapa eller ändra mailinglistor
Skapa en lista:
Starta en webbläsare som exempelvis Microsoft Explorer eller Netscape. Gå till http://mail.domännamn.xxx. Ange User Id root@domännamn.xxx och ditt administratörslösenord för root-kontot på e-postservern. Logga in.
Klicka på länken List Administration. Ange önskat namn på listan, till exempel internt. Ange en beskrivning; till exempel Meddelanden till medarbetarna på Företaget från medarbetarna på Företaget. Ange ett administratörskonto.

Administratören ska vara ett befintligt e-postkonto på @domännamn.xxx som inte innehåller en punkt. Dock ska endast kontot, inte @domännamn.xxx anges här, till exempel jagsjalv. En förutsättning för att detta exempel ska gälla är att e-postkontot jagsjalv@domännamn.xxx existerar.

Om rutan lämnas tom blir root@domännamn.xxx administratör av listan. Klicka på Create. Framtida medlemmar i listan ska med detta exempel använda adressen internt@domännamn.xxx då de vill skicka meddelanden till listans medlemmar.

Komplettera listans egenskaper genom att logga ut och därefter med samma procedur som i steg 1 ovan logga in igen, men denna gång som listans administratör. I enlighet med exemplet ovan ska då alltså User-Id jagsjalv@domännamn.xxx anges. Klicka på länken List Administration. Denna länk existerar endast om jag-sjalv@domännamn.xxx är administratör av någon mailinglista eller har behörighet att administrera hela e-postservern.

Klicka på Länken internt. Ange listans egenskaper i enlighet med instruktionerna. Den engelska terminologin förklaras i stycket Att använda en mailinglista ovan. Glöm inte att klicka på knappen Set List Options för att spara ändringarna. Lägg till åtminstone ett giltigt e-postkonto under rubriken Modify List Users Address List, till exempel naganannan@endomän.xxx.

Skicka ett meddelande till imailsrv@domännamn.xxx, helst från en annan dator.
Skriv in följande meddelande:
subscribe internt Förnamn Efternamn
help
help internt
list
list internt

Du kommer att få fem meddelanden i retur från servern.
Att använda mailinglistan
Användare som önskar bli medlem i listan skickar följande meddelande (gäller endast öppna listor)
TILL: imailsrv@domännamn.xxx
ÄMNE:
MEDDELANDE: subscribe Listans_Namn Medlemmens_namn
Medlemmar som önskar upphöra vara medlem i listan skickar följande meddelande (gäller endast öppna listor)
TILL: imailsrv@domännamn.xxx
ÄMNE:
MEDDELANDE: unsubscribe Listans_Namn
Listans medlemmar kan skicka e-post till listan genom att adressera det till namnet på listan. Till exempel kan följande meddelande skickas:
TILL: internt@domännamn.xxx
ÄMNE: Kontorsmöte på tisdag
MEDDELANDE: … meddelande….
Meddelandet kommer att automatiskt skickas till samtliga listmedlemmar.